Persondatapolitik

Hos POSTERA tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. I denne persondatapolitik kan du læse om, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvem oplysningerne kan deles med, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har.

Dataansvarlig

Postera ApS er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, når du bruger vores webshop, handler hos os eller på anden måde er i kontakt med POSTERA.

Postera ApS
Lerbakken 25
DK-8410 Rønde
Danmark
CVR: 41678453
Telefon: +45 28 74 82 72
E-mail: info@postera.dk

Hvilke personoplysninger behandler vi?

De oplysninger, vi behandler om dig, afhænger af, hvordan du bruger POSTERA. Det kan blandt andet være:

  • navn,
  • e-mailadresse,
  • telefonnummer,
  • fakturerings- og leveringsadresse,
  • ordreoplysninger og købshistorik,
  • betalings- og transaktionsoplysninger,
  • oplysninger knyttet til en kundekonto,
  • korrespondance med kundeservice,
  • oplysninger i forbindelse med returneringer og reklamationer,
  • billeder, tekst og andet materiale, som du uploader via Design selv,
  • IP-adresse samt enheds- og browseroplysninger,
  • oplysninger om din brug af vores hjemmeside,
  • cookie-, annonce- og markedsføringsidentifikatorer,
  • oplysninger om samtykker og markedsføringspræferencer.

Vi bestræber os på kun at indsamle og behandle de personoplysninger, der er nødvendige til de konkrete formål.

Oplysningerne kommer hovedsageligt direkte fra dig. Visse oplysninger kan desuden modtages eller registreres via eksempelvis din enhed og browser, betalingsudbydere, transportører, Shopify samt analyse- og markedsføringsplatforme.

Når du handler hos POSTERA

Når du foretager et køb, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at modtage og behandle din ordre, modtage betaling, producere varerne og levere dem til dig.

Det omfatter typisk navn, kontaktoplysninger, leverings- og faktureringsadresse, oplysninger om de bestilte produkter, ordrebeløb, betalingsstatus og andre oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre købet.

Behandlingen sker primært, fordi den er nødvendig for at opfylde købsaftalen med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Visse ordre-, betalings- og transaktionsoplysninger behandles og opbevares desuden, fordi POSTERA er underlagt retlige forpligtelser, blandt andet efter bogførings- og skattelovgivningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en ordre, kan vi som udgangspunkt ikke indgå eller opfylde købsaftalen med dig.

Kundekonti

Du kan vælge at oprette en kundekonto hos POSTERA. Vores kundekontosystem leveres gennem Shopify.

I forbindelse med en kundekonto kan vi blandt andet behandle dit navn, din e-mailadresse, dine kontaktoplysninger, din ordrehistorik og andre oplysninger, som er knyttet til kontoen.

Formålet er at give dig adgang til funktionerne i din kundekonto, herunder eksempelvis adgang til tidligere ordrer og relevante kundeoplysninger.

Behandlingen sker som led i leveringen af den kundekontofunktion, du har valgt at benytte, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, og hvor relevant på baggrund af vores legitime interesse i at administrere og sikre vores kundesystemer, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Design selv og uploadede billeder

Når du benytter Design selv, kan du uploade et billede samt eventuelt tekst og foretage forskellige designvalg med henblik på at få fremstillet et personligt produkt.

Det uploadede materiale kan indeholde personoplysninger om dig eller andre personer, eksempelvis hvis personer kan genkendes på et billede.

Vi behandler det uploadede materiale med henblik på at:

  • vise og behandle dit design,
  • oprette den nødvendige produktionsfil,
  • producere det produkt, du har bestilt,
  • foretage nødvendige kvalitetskontroller,
  • håndtere eventuelle spørgsmål eller reklamationer vedrørende produktet.

Behandlingen er nødvendig for at fremstille og levere det personaliserede produkt, du har bestilt, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Det originale billede og øvrige materiale, som du uploader via Design selv, knyttes til den relevante ordre i Shopify og forbliver opbevaret sammen med ordreoplysningerne.

I forbindelse med produktionen downloader POSTERA det nødvendige materiale og behandler det i vores egne produktionssystemer. Selve printproduktionen udføres af POSTERA og sendes ikke til en ekstern print- eller produktionspartner.

Lokale arbejdsfiler, billedfiler, AI-behandlede filer, produktionsfiler og genererede printfiler anvendes alene i forbindelse med produktionen og slettes, når produktionen er afsluttet, og filerne ikke længere er nødvendige til produktionsformålet.

Det originale upload, som er knyttet til Shopify-ordren, kan fortsat tilgås efter produktionen, blandt andet hvis det er nødvendigt i forbindelse med dokumentation, kundeservice eller behandling af en reklamation.

POSTERAs medarbejdere kan få adgang til det uploadede materiale, når det er nødvendigt i forbindelse med produktion, kvalitetskontrol, kundeservice eller behandling af en reklamation. Adgangen begrænses til personer, der har et arbejdsbetinget behov for oplysningerne.

POSTERA bruger ikke uploadede billeder til markedsføring, offentliggørelse, videresalg eller træning af vores egne AI-modeller.

Vi bruger heller ikke uploadede billeder til ansigtsgenkendelse, identifikation af personer eller profilering på baggrund af personers udseende.

Hvis dit uploadede materiale indeholder oplysninger om andre personer, er du ansvarlig for, at du har ret til at anvende materialet til det ønskede formål.

AI-forbedring af billeder

Når du bruger Design selv, kan du på udvalgte billeder vælge at få billedet forbedret ved hjælp af AI-baseret billedbehandling. Funktionen er valgfri.

Hvis du vælger AI-forbedring, sendes det relevante billede via en API-forbindelse til Topaz Labs, som udfører den tekniske billedforbedring.

Formålet er blandt andet at forbedre billedets opløsning og skarphed før produktion. Behandlingen sker for at levere den AI-forbedring, du aktivt har valgt som en del af dit personaliserede produkt, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Topaz Labs oplyser, at kunders medieindhold ikke anvendes til træning af deres AI-modeller uden forudgående samtykke. Materiale, der sendes til behandling, kan dog blive midlertidigt cachet eller opbevaret i det omfang, det er nødvendigt for at levere tjenesten, sikre overholdelse af gældende vilkår eller håndtere support.

POSTERA giver ikke Topaz Labs tilladelse til at anvende kundernes billeder til træning af AI-modeller.

Når det forbedrede billede er modtaget tilbage, anvender POSTERA det til at fremstille den bestilte vare. Lokale kopier og produktionsfiler slettes, når produktionen er afsluttet, og filerne ikke længere er nødvendige til produktionsformålet.

Da Topaz Labs er en ekstern teknologileverandør med aktiviteter uden for EU/EØS, kan behandlingen indebære en international overførsel af personoplysninger. Du kan læse mere om internationale overførsler nedenfor.

Betaling

Når du betaler for en ordre, behandles de nødvendige betalings- og transaktionsoplysninger af vores betalingsinfrastruktur og de relevante betalingsudbydere.

POSTERA anvender blandt andet QuickPay som betalingsgateway samt de betalingsmetoder og betalingsudbydere, der er tilgængelige ved checkout.

Afhængigt af den valgte betalingsmetode kan betalingsoplysninger blive behandlet af eksempelvis kortudstedere, kortindløsere, banker, wallet-udbydere eller andre betalingsudbydere.

POSTERA modtager de transaktionsoplysninger, som er nødvendige for at registrere og administrere betalingen, eksempelvis betalingsstatus, beløb, valuta og en transaktionsreference. POSTERA opbevarer ikke dit fulde betalingskortnummer.

Behandlingen sker for at kunne gennemføre dit køb, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, og hvor relevant for at overholde retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Levering

For at kunne levere din ordre deler vi de nødvendige oplysninger med vores system til fragtadministration og den transportør, der skal levere pakken.

POSTERA anvender blandt andet Webshipper til håndtering af fragt og forsendelser.

Afhængigt af leveringsmetoden kan oplysninger som navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer samt ordre- og forsendelsesoplysninger blive delt med Webshipper og den relevante transportør.

Oplysningerne anvendes til at oprette forsendelsen, levere pakken, sende leveringsopdateringer og håndtere eventuelle leveringsproblemer.

Behandlingen er nødvendig for at opfylde købsaftalen med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Kundeservice, returneringer og reklamationer

Når du kontakter vores kundeservice, behandler vi de oplysninger, du giver os i forbindelse med din henvendelse.

Det kan blandt andet være navn, e-mailadresse, ordrenummer, billeder, korrespondance og oplysninger om det produkt eller problem, din henvendelse vedrører.

Formålet er at kunne besvare din henvendelse, administrere dit kundeforhold, behandle returneringer og reklamationer og dokumentere relevante forhold, hvis der senere opstår spørgsmål om sagen.

Behandlingsgrundlaget kan afhængigt af henvendelsen være opfyldelse af vores aftale med dig, en retlig forpligtelse eller vores legitime interesse i at yde kundeservice og kunne dokumentere behandlingen af en sag, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, c og f.

Trustpilot og anmeldelsesinvitationer

Efter et køb kan POSTERA invitere dig til at anmelde din købsoplevelse på Trustpilot.

Til dette formål kan vi videregive nødvendige oplysninger til Trustpilot, eksempelvis dit navn, din e-mailadresse og en reference såsom dit ordrenummer. Trustpilot kan herefter sende en anmeldelsesinvitation på vegne af POSTERA.

Formålet er at indsamle autentisk feedback fra vores kunder, dokumentere at en anmeldelse er knyttet til en reel købsoplevelse samt forbedre vores produkter og service.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at indsamle og administrere kundefeedback, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Anmeldelsesinvitationer udsendes i tilknytning til en konkret købsoplevelse. Hvis en elektronisk henvendelse samtidig indeholder direkte markedsføring, sker dette kun, når vi har et lovligt grundlag til det efter de gældende markedsføringsregler.

Hvis du vælger at oprette en Trustpilot-konto eller offentliggøre en anmeldelse, behandler Trustpilot desuden oplysninger om dig i overensstemmelse med Trustpilots egen persondatapolitik.

Nyhedsbrev og e-mailmarkedsføring

Hvis du har tilmeldt dig POSTERAs nyhedsbrev eller på anden måde har givet et gyldigt samtykke til e-mailmarkedsføring, behandler vi din e-mailadresse samt relevante oplysninger om dit samtykke med henblik på at sende dig nyheder, inspiration, tilbud og anden markedsføring fra POSTERA.

Vi kan desuden anvende oplysninger om eksempelvis tidligere køb, produkter i din kurv, din brug af vores webshop og din interaktion med vores e-mails til at segmentere og tilpasse vores markedsføring, når vi har et lovligt grundlag til det.

Det kan blandt andet anvendes til automatiserede marketingflows som:

  • velkomstmails,
  • påmindelser om en forladt kurv eller checkout,
  • produktrelaterede opfølgninger,
  • win-back-mails,
  • segmenterede tilbud og kampagner.

Elektronisk markedsføring udsendes kun, når vi har et lovligt grundlag til det efter gældende markedsføringsregler. Hvor behandlingen af personoplysninger er baseret på dit samtykke, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi anvender aktuelt Shopifys e-mailfunktioner til udsendelse og administration af e-mailmarkedsføring.

Du kan til enhver tid afmelde dig e-mailmarkedsføring via afmeldingslinket i vores e-mails eller ved at kontakte os. Tilbagekaldelse af et samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede har fundet sted før tilbagekaldelsen.

Cookies, statistik og markedsføring

POSTERA anvender cookies, pixels, tags, API-baseret konverteringsmåling og lignende teknologier på vores hjemmesider.

Nogle teknologier er nødvendige for, at webshoppen kan fungere, eksempelvis for at:

  • holde styr på indholdet i din indkøbskurv,
  • gennemføre checkout,
  • opretholde sikkerhed og forebygge misbrug,
  • huske relevante indstillinger og funktioner,
  • administrere login og kundekonti.

Andre teknologier anvendes, når du har givet det nødvendige samtykke, blandt andet til:

  • statistik og analyse af brugen af hjemmesiden,
  • måling af kampagner og konverteringer,
  • personalisering,
  • annoncering og retargeting på andre platforme.

Vi anvender blandt andet tjenester og teknologier fra:

  • Google, herunder Google Analytics og Google Ads,
  • Meta, herunder Meta Pixel og konverteringsmåling,
  • TikTok,
  • Pinterest,
  • Snapchat.

Afhængigt af dit samtykke og den konkrete teknologi kan der behandles oplysninger om eksempelvis IP-adresse, enhed, browser, sidevisninger, klik, viste produkter, indkøbskurv, køb, ordreværdi og andre hændelser på webshoppen.

Ved visse former for server-side tracking eller konverteringsmåling kan kontaktoplysninger eller andre identifikatorer blive omdannet ved hashing eller på anden måde beskyttet, før de sendes til en annonceplatform med henblik på matching og måling.

Vi anvender Pandectes GDPR til administration af cookie- og samtykkevalg. Via vores cookie-banner kan du vælge, hvilke ikke-nødvendige kategorier du ønsker at acceptere, og du kan senere ændre eller trække dit samtykke tilbage.

Du kan finde mere detaljerede oplysninger om de enkelte cookies og teknologier, deres udbydere, formål og levetider i den cookieoversigt, der er tilgængelig via vores cookie-banner.

Profilering og automatiseret behandling

Vi kan anvende automatiseret behandling til at opdele kunder og besøgende i forskellige målgrupper på baggrund af eksempelvis købshistorik, adfærd på webshoppen eller interaktion med markedsføring.

Formålet er blandt andet at gøre vores kommunikation og annoncer mere relevante og at måle effekten af vores markedsføring.

Når behandlingen er baseret på cookies eller andre samtykkekrævende markedsføringsteknologier, sker den kun på baggrund af dit samtykke.

POSTERA træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

Forebyggelse af svindel, misbrug og sikkerhed

Vi kan behandle relevante tekniske oplysninger samt ordre- og transaktionsoplysninger med henblik på at beskytte POSTERA, vores kunder og vores systemer mod svindel, misbrug, sikkerhedshændelser og andre ulovlige aktiviteter.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at beskytte vores virksomhed, systemer og kunder, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og hvor relevant for at overholde retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Modtagere og eksterne leverandører

For at drive vores webshop og levere vores tjenester benytter POSTERA en række eksterne leverandører. Personoplysninger deles kun i det omfang, det er nødvendigt for det relevante formål.

Det kan blandt andet omfatte:

  • Shopify – webshopplatform, checkout, ordrebehandling, kundekonti, hosting og e-mailfunktioner,
  • QuickPay og øvrige betalingsudbydere – behandling og administration af betalinger,
  • Webshipper og transportører – oprettelse og levering af forsendelser,
  • Trustpilot – udsendelse og administration af anmeldelsesinvitationer,
  • Topaz Labs – valgfri AI-billedforbedring,
  • Pandectes – administration af cookie- og samtykkevalg,
  • Google, Meta, TikTok, Pinterest og Snapchat – statistik, konverteringsmåling og markedsføring, når den relevante behandling er tilladt,
  • leverandører af e-mail, IT-drift, webshopfunktioner, ordretracking, ønskelister, analyse, mersalg og andre tekniske funktioner, der understøtter vores webshop.

Nogle leverandører behandler personoplysninger som databehandlere efter POSTERAs instrukser. Andre leverandører kan være selvstændigt dataansvarlige eller fælles dataansvarlige for bestemte dele af behandlingen. Dette afhænger af den konkrete tjeneste og den måde, oplysningerne anvendes på.

Hvor det er påkrævet, indgår vi de nødvendige databehandleraftaler og stiller krav om passende beskyttelse af personoplysningerne.

Vi kan desuden videregive oplysninger til myndigheder, domstole eller andre parter, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

POSTERA sælger ikke dine personoplysninger.

Overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS

Nogle af de leverandører og teknologier, vi benytter, er etableret eller har koncernselskaber, underleverandører eller teknisk infrastruktur uden for EU/EØS. Dine personoplysninger kan derfor i visse tilfælde blive behandlet eller overført til lande uden for EU/EØS.

Dette gælder eller kan blandt andet være relevant i forbindelse med Shopify, Topaz Labs samt visse analyse-, annonce-, marketing- og teknologileverandører.

Når personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sørger vi for, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

Det kan eksempelvis være:

  • en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau,
  • EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCC),
  • godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules – BCR),
  • eller et andet gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen.

Hvor det er relevant, anvendes eller vurderes supplerende sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med overførslen.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, de blev indsamlet til, eller så længe vi er retligt forpligtede eller på anden måde berettigede til at opbevare dem.

Opbevaringsperioden afhænger derfor af typen af oplysninger og formålet med behandlingen.

Ordre- og regnskabsoplysninger

Ordreoplysninger og andet materiale, der udgør eller indgår i regnskabsmateriale, opbevares i overensstemmelse med gældende bogføringsregler. Regnskabsmateriale skal som udgangspunkt opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Design selv og uploadede billeder

Det originale billede og øvrige materiale, som du uploader via Design selv, forbliver knyttet til den relevante ordre i Shopify og opbevares sammen med ordreoplysningerne.

Uploadet kan blandt andet opbevares med henblik på dokumentation af den bestilte personalisering samt håndtering af kundeservice, reklamationer eller andre spørgsmål vedrørende ordren.

Vi opbevarer ikke uploadet længere end nødvendigt i forhold til disse formål og de opbevaringsperioder, der gælder for den tilknyttede ordre. Hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige, og vi ikke er retligt forpligtede eller på anden måde berettigede til fortsat opbevaring, kan de slettes eller anonymiseres.

Lokale arbejdsfiler, downloadede billedfiler, AI-behandlede filer, produktionsfiler og genererede printfiler, som POSTERA anvender i selve produktionen, slettes, når produktionen er afsluttet, og filerne ikke længere er nødvendige til produktionsformålet.

Kundeservice, returneringer og reklamationer

Korrespondance og sagsoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at behandle henvendelsen og dokumentere sagen.

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Kundekonti

Oplysninger knyttet til en kundekonto opbevares som udgangspunkt, så længe kontoen er aktiv eller oplysningerne fortsat er nødvendige for at levere de funktioner, der er knyttet til kontoen.

Ordre-, transaktions- og regnskabsoplysninger kan dog blive opbevaret længere, selv om en kundekonto lukkes eller slettes.

Nyhedsbrev og markedsføring

Oplysninger, der anvendes til e-mailmarkedsføring, behandles som udgangspunkt, indtil du trækker dit samtykke tilbage, afmelder dig eller oplysningerne af andre grunde ikke længere er nødvendige.

Oplysninger, der er nødvendige for at dokumentere et tidligere samtykke, en afmelding eller en indsigelse mod markedsføring, kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at dokumentere overholdelsen af gældende regler.

Cookies og tracking

Opbevaringsperioderne for cookies og lignende teknologier varierer. De konkrete perioder fremgår af cookieoversigten i vores cookie-banner.

Dine rettigheder

Når POSTERA behandler personoplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. De konkrete rettigheder afhænger i visse tilfælde af behandlingsgrundlaget og omstændighederne.

Du kan blandt andet have ret til:

  • indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig,
  • berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger,
  • sletning af dine personoplysninger i visse tilfælde,
  • begrænsning af behandlingen i visse tilfælde,
  • dataportabilitet for visse oplysninger,
  • indsigelse mod behandling, der er baseret på vores legitime interesser,
  • indsigelse mod direkte markedsføring til enhver tid,
  • tilbagekaldelse af samtykke, når behandlingen er baseret på dit samtykke.

Retten til sletning er ikke absolut. Vi kan eksempelvis være retligt forpligtede til fortsat at opbevare bestemte ordre-, betalings- eller regnskabsoplysninger, selv om du anmoder om sletning.

Hvis en anmodning om sletning omfatter et billede eller andet materiale, der er knyttet til en Design selv-ordre, vurderer vi konkret, om materialet fortsat er nødvendigt eller lovligt kan opbevares.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på:

info@postera.dk

Vi kan bede om yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt for at bekræfte din identitet og sikre, at personoplysninger ikke udleveres eller ændres på anmodning fra en uvedkommende.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

Samtykke til e-mailmarkedsføring kan blandt andet trækkes tilbage via afmeldingslinket i vores e-mails. Cookie- og trackingsamtykker kan ændres eller trækkes tilbage via vores cookieindstillinger.

Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig destruktion, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang.

Adgang til personoplysninger begrænses så vidt muligt til medarbejdere og leverandører, der har et sagligt og arbejdsbetinget behov for oplysningerne.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med POSTERAs behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os først, så vi kan forsøge at løse sagen.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Ændringer af persondatapolitikken

Vi kan løbende opdatere denne persondatapolitik, eksempelvis hvis vi ændrer vores tjenester, indfører nye teknologier eller leverandører, eller hvis lovgivningen ændres.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer kan vi desuden informere dig på anden passende måde, hvis dette er relevant eller påkrævet.